18+ .30.09.21
Тайм-менеджмент спикера
Как запланировать время заранее и не делать все в последнюю ночь
Снова и снова жизнь возвращает к вопросу, который в отделе презентационных технологий Яндекса был поставлен на поток — таймменеджмент работы спикера и его команды.
НЕПРИВЫЧНЫЙ ДЕДЛАЙН

Выступления на сцене (вообще всё, что связано с эвентами) имеет жесткий несдвигаемый дедлайн. Заметил, что это непривычно для большинства людей. В сознании крепко сидят резиновые свойства времени. «Давай в пятницу? … Ой, не успеваю, давай за выходные сделаю! … В понедельник много встреч. Простите-извините — вторник вечер…»

Еще в жёлтой компании заметил разницу в менталитетах моей команды и других подразделений. Помню, был культурный шок, когда одна творческая группа не успевала решить задачу вовремя из-за отсутствия контакта с музой. Они пару раз сдвинули сроки, а потом их отпустили в отпуск, чтобы вернуть вдохновение. «А так можно было?!»

Представляю: вот началась пресс-конференция, спикер на сцене. А руководство, PR, маркетинг и пресс-служба получают от моего менеджера письмо: «Сорян, вдохновения не было, слайды вышлем завтра».

Эту разницу восприятий времени замечаю на каждом втором спикере. Может быть в другой деятельности это норм (IMHO: там, где бардак, неуспевашки, авральчики в последний моментик и расписание полное встреч вместо работы), но в эвентах — это болезнь, которую приходится лечить.

Так что Rule Number One: дедлайн существует!

Rule Number Two: дедлайн — ты не поверишь, это то, что нельзя сдвинуть. Он потому и называется D E A D line. Тут фраза Роршаха из «Хранителей» работает на 100%: «Никаких компромиссов. Даже перед лицом Армагеддона.
"GOOD NEWS, EVERYONE!"

На самом деле в дедлайнах кроется великое благо. Они позволяют прогнозировать и планировать. Не мечтать в две ладошки, а иметь реальную картину того, что будет.

И для спикера это прекрасно работает.

Можно сразу залезать в календарь и начинать бронировать время.

Я традиционно практикую что-то вроде Ганта в обратную сторону от «Времени Ч» (военный термин).

Есть день выступления. До самого выступления не должно быть ничего отвлекающего и нервирующего. После — нужен хотя бы небольшой отдых. Все равно мозги работать не будут. «Мыслетопливо» будет на нуле.

День накануне — это день отдыха и репетиций.

Если не выспаться, то язык будет заплетаться и драйва не хватит.

Планируем вечер без «Ой, тут еще поднавалилось, ща я быстро до 3 ночи…»

Планируем хотя бы час на репетиции и час на неспешную медитативную прогулку или долгий обед в тишине.

За два-три дня до выступления.

Слайды нарисованы, согласованы, приняты. Больше изменений не будет.

Нет смысла спикеру с утра перед выступлением узнавать новое и непостижимое на страницах своего слайдшоу. Накануне тоже поздно. Это приведет к нервному перенапряжению и сбою в репетициях. (ммм… так вот откуда у нас выгорание-то…)

А значит в этот период должны случиться финальные согласования и прогоны с компетентными коллегами. Ставим в календарь минимум одну встречу, лучше на 2 часа.

Кстати, если ваш CEO любит участвовать в таких задачах являясь в последний момент со своим компетентным всё-переделать-мнением — ищите другое место работы, в этой компании щасье не сыщите. Ибо ваш босс долбоёб, но никто не сможет донести ему эту светлую мысль.

4–7 дней до выступления — это период всех финальных доделок и переделок в слайдшоу и прочий реквизит. Встречи уже можно назначать со всеми, кто причастен. Также стоит в календарь спикера внести время, когда он один без жужжания над ухом, просмотрит слайды. Сделает это, не сидя в сортире с мобильного телефона, а желательно в переговорке с экраном.

Поставьте время в календарь сейчас: потом или переговорки свободной не будет, или других созвонов накидают. Или нужный коллега будет занят. Особенно, если это ваш CEO.

4–10 дней до выступления — это этап активной работы над рквизитом. В жизни дизайнера слайдов этот период может быть отмечен редбуллом, нурофеном и раммштайном в больших наушниках.

Офф-топ. На заметку руководителям.

Если сводить все виды поощрения к низкопроцентным бонусам, полученным по результатам оценки в ходе ревью, которое нужно ждать три месяца грызя ногти в панике, то действительно придётся нанимать дорогостоящих консультантов по командообразованию, мотивации, миссии, ценностям и прочей хуйне.

А когда ты личность, а не функция, то можешь просто подойти к дизайнеру, который ради тебя не спит пятую ночь, поставить ему на стол коробку с Beats или Sennheiser «это тебе аттачмент к моему спасибо». Или, придя на встречу к копирайтеру, который пишет тебе тексты и заголовки, прихватить кофе, дав понять, что тебе, директору, не в падло зайти в старбакс и купить для коллеги маленький кусочек заботы с пончиком.

Может быть, вы не станете одной командой связанной пафосной миссией. Но когда вы уволитесь и уйдете в другую корпорацию, они встанут и пойдут за вами. Потому что принцип "Choose a Boss, not a Job" работает.

Этап дизайна реквизита накладывается на этап доработки речи спикера. Но в любом случае, его трудно начинать на пустом месте и сомнениях. Должно быть что-то ясное, конкретное, структурное. Поэтому за 7–10 дней до выступления должна появиться практически финальная концепция выступления. Дальше только изменения в деталях.

И, кстати, это тоже встречи, которые можно поставить заранее.

Рабочие встречи с творческой группой по контенту.

Рабочие встречи с согласователями, утвердителями и прочими компетентными или просто VIP-критиками.

А значит за 14–20 дней до выступления надо браться за речь в полный рост. Причем, это уже написание речи, пробы гипотез на коллегах, а не сбор материала.

Сбор материала предшествует данному этапу.

Конечно, много данных приходит в последний момент. На это надо заложить «воздух» и вариации. Но концептуально лучше уже иметь всю фактуру.

Вот примерный план. Разные этапы могут варьироваться по длительности. Может где-то параллельно идти видеопроизводство и прочие работы. Осложнить ситуацию может выступление на английском.

Сейчас у вас в голове может быть мысль: «Блин, а что мне делать, если осталось три дня, а у меня конь не валялся?» Во-первых, ты не первый, это массово, каждый день таких спасаю. Во-вторых, в следующий раз… А КОГДА У ТЕБЯ СЛЕДУЮЩИЙ РАЗ? — Планируй сейчас!

Кир.Анастасин

30.9.21
БОНУС
Алгоритм Подготовки Спикера с видеоуроками бесплатно
Made on
Tilda